今日は午後から契約書の作成に没頭していた
滋賀県大津市の歌って踊れる行政書士を改め
行政書士界の冴羽獠と言ってる中島です(笑)
昨日お越しのクライアントからのご依頼。
スケジュール的に今日は余裕があったので、
早ければ今日中には契約書原案を仕上げて
メールしますと。
で、なんとか夕方に仕上げて送信。
あとは確認を待つのみです。
さて、表題の件。
先日、ある方とお話していた時のこと。
クライアントとのコミュニケーションで
僕がどんなことを心掛けているかという
話に及びました。
その心掛けが実はコミュニケーションを
良好にすると同時に、それを徹底すると
信用や安心感も持ってもらえます。
それは何かかというと・・・・
【報・連・相（ほうれんそう）】です！
そして【早めに】です。
例えば会社設立の場合でいうと。。。
定款原案が出来たら確認で連絡。
定款認証の予約が取れたらその旨。
認証が終わればその旨をすぐに連絡し、
資本金の払込みをするよう連絡。
払込方法なども解りやすい図で説明。
払込が終われば、ちゃんと出来たか
通帳の画像を取ってもらってメールや
メッセ等で送ってもらう。
間違いがなければ押印の段取り。
報酬等の入金を頂ければ、お礼とともに
ちゃんと入金された旨。
登記が完了したらその旨。
書類の納品段取りが出来ればその旨。
などなど、進捗状況や指示等の連絡など
細かいことでもその都度「報連相」です。
勿論、間違いがあった時なども適時。
また、以前にお伝えしたことであっても、
先方も忙しくされている事が多いので、
もしかして忘れてるかもしれないと思い
何度も連絡することも。
まぁ、尻を叩くというか(^^;
その場合でも丁寧に、お忙しくされてて
忘れているかもしれないと思い連絡した
と断りを入れて連絡したり。
その方も驚かれていました。
そこまでやってるんですか！と。
別の方々からも何回か言われたことも。
昔、水商売や宝石セールスをしてたし、
人並み以上にコミュニケーション力は
確かにあります。
でも、コミュニケーション力がなくても
この報連相をちゃんと丁寧にするだけで、
相手は安心感を持ってくださいます。
逆に、会話とかが得意でも、報連相が
ちゃんと出来ないと、不安になります。
また、この報連相を丁寧にしていると
コチラが些細なミスをしたときとか、
先方に少し不便をかけてしまった際でも、
ええよと許してもらいやすくなります。
今どうなってるのか、次どうするのか、
それでよかったのか・・・
常に相手がそんな不安を持っていると思い
対応するのが大事です。
相手がそう思っていなくても。
ランチェスター経営㈱の竹田陽一先生も
こういっています。
上司とかではなく、報連相はお客から！
言ったけどどうなってる？
あの件は今どうなってる？
これでいいのか？
相手に聞かれる前に先にコチラが報連相。
そして早めに。
報連相とレスポンスの早さ。
これが出来ていない人が多いんですね。
勿論僕も完璧じゃないです。
でも、これを常に意識しています。
極端に言えば・・・
コミュニケーションは会話力ではなく、
報連相とレスポンスの早さです。
そしてもう一つ付け加えれば・・・
先方のよく使うツールを使う。
メールが面倒で、普段Facebookメッセや
LINEをよく使っている方も多くいます。
だから先方のよく使うアプリに合わせて
連絡します。
チャットワークでやり取りすることも。
重要な書類とかは、メールで送りつつも
「今、メールで送りました」とあえて
わざわざ重複してアプリで連絡したり。
今やメールだと見逃す人も多いですし。
もう一回まとめていうと、、、
お客とのコミュニケーションで大事なこと。
コミュニケーションが苦手でも大事なこと。
【報連相】と【レスポンスの早さ】、
そして【使う連絡ツールの順応性】です。
是非意識してみては。
今日も読んで頂きありがとうござます！！
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